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Ciudad de Decatur actualiza software de operaciones municipales

La ciudad de Decatur está implementando un nuevo software de Tyler Technologies, el desarrollador de software municipal más grande de la nación.

El nuevo paquete operativo, Munis, está diseñado específicamente para el gobierno público e incluye programas que agilizarán las actividades diarias para los residentes a través del acceso en línea a las solicitudes de licencias comerciales, facturas de impuestos a la propiedad y fechas de vencimiento de las citaciones de tráfico. Las actualizaciones internas consistirán en flujos de trabajo mejorados y un panel de operaciones digitales que los funcionarios de la ciudad pueden usar para ver información en tiempo real, incluidas auditorías pendientes, información presupuestaria y posiciones abiertas.

El alcalde Don Kyle comenzó a presionar por un sistema modernizado en 2014 cuando el proveedor del sistema actual notificó a la ciudad que el soporte técnico y las modificaciones del programa de estilo antiguo se estaban eliminando gradualmente. Kyle dio instrucciones al departamento de sistemas de información para investigar y recomendar a un proveedor antes de que el proveedor actual forzara un cambio en un plazo demasiado breve. Brad Phillips y otro personal clave estuvieron de acuerdo e inmediatamente comenzaron a evaluar las opciones. El alcalde anunció que la instalación del software comenzó en abril de este año y está programada para su implementación completa en julio 2017.

“Al trabajar con este sistema de Tyler Technologies, Decatur será más eficiente y transparente. Nuestro equipo de implementación de software está dirigido por Brad Phillips e incluye miembros de los departamentos de Finanzas y Contabilidad, Recursos Humanos, Policía, Secretario Municipal y Compras. Este equipo es responsable de la instalación, implementación y capacitación ”, comentó Kyle.

La integración de datos creará un sistema de flujo de trabajo más eficiente, proporcionará capacidades de informes más sólidas y aumentará la transparencia en la información financiera. En el Departamento de Compras, el paquete de software Munis unificará los componentes financieros de las propuestas, ofertas, órdenes de compra y costos del proyecto. Se incluye un centro de autoservicio para proveedores dentro de Munis y acelerará las fechas de inicio del proyecto al permitir el envío electrónico inmediato de la documentación requerida del proveedor, como la prueba de seguro.

Además de mejorar el flujo de trabajo y las comunicaciones, los beneficios para el Departamento de Ingresos incluyen capacidades mejoradas de informes complejos que permitirán al alcalde y al consejo acceder a información financiera en tiempo real; la capacidad de elaborar el informe anual del CAFR más rápidamente, reduciendo las tarifas de auditoría; y más tiempo para que los miembros del personal trabajen de manera proactiva con los departamentos de la ciudad en el proceso financiero y los informes.

Programado para comenzar a funcionar en julio 2017, un módulo de recursos humanos permitirá al departamento de recursos humanos pasar a un sistema integral que brinda al equipo de recursos humanos información en tiempo real relacionada con los empleados, lo que facilita su ayuda con preguntas sobre temas como los salarios. , beneficios, y días de vacaciones.

Al utilizar el sistema Munis, la información relacionada con Recursos Humanos (desde solicitudes en línea para ofertas de trabajo hasta contrataciones, transferencias y retiros) se integrará de manera que ayude a mejorar la comunicación en todos los departamentos. Además, el sistema reducirá en gran medida la entrada manual de datos de los empleados y permitirá que el personal de Recursos Humanos aumente su interacción cara a cara con los empleados de la Ciudad de Decatur.

"Este sistema de software consolidado permitirá a mi equipo pasar más tiempo en roles estratégicos en el campo, conectando con los empleados de la ciudad y ayudando con el establecimiento de objetivos y oportunidades de desarrollo de empleados", comentó la Directora de Recursos Humanos, Richelle Sandlin.

Un portal de empleados de autoservicio proporcionará acceso a través de una computadora de escritorio o una aplicación móvil para que los empleados puedan revisar sus beneficios existentes, días de vacaciones, direcciones y otra información; También podrán proporcionar información actualizada al departamento de recursos humanos a través del portal.

“El cambio de nuestro software operativo municipal, el primer cambio importante en los años 15, nos permite optimizar nuestro flujo de trabajo diario, resolver las necesidades de nuestros ciudadanos de manera más eficiente. "Podremos proporcionar un mejor servicio al cliente al hacer que la información esté más fácilmente disponible, a través de transacciones comerciales más rápidas y al aceptar una variedad más amplia de tipos de pago", declaró el Director de Sistemas de Información, Brad Phillips.

El tribunal municipal de Decatur será el primer departamento en implementar el nuevo software con una fecha de inicio planeada para 1 en octubre. Un beneficio principal de este módulo incluye notificaciones electrónicas de cambios en el horario de la corte, que pueden enviarse a aquellos involucrados en un caso ante la corte. Además, Munis reducirá significativamente la cantidad de papeleo necesario a medida que la corte se traslade a este sistema de software de documentos electrónicos.